Как составляется график отпусков по трудовому кодексу

Порядок и сроки составления графика ежегодных оплачиваемых отпусков. График отпусков является обязательным документом для каждого предприятия независимо от количества человек в нем. Документ должен оформляться по определенным правилам.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от № 1) указывается в зависимости от вида отпуска:

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Необходимость использования детского кресла в автомобиле. Как правильно выбрать детское автомобильное кресло? Возрастные категории детей, которым необходимо приобретать автомобильное детское кресло. Читать подробнее

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок, например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Совет пятый. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике. Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 указанной формы укажите, на основании какого документа отпуск работника переносится. Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. В свою очередь дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7.

Совет шестой. Если пришлось отозвать работника из отпуска, внесите изменения в график. Основанием для внесения изменений будет согласие на отзыв, полученное работодателем от работника, а также приказ об отзыве.

Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже, если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае, отзыв возможен только с согласия работника.

Совет седьмой. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее, при составлении, такая возможность не была учтена. Заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска и приказ о предоставлении этой части, будут служить основанием для внесения изменений в график отпусков.

Помните, что при делении отпуска на части, одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.

Совет восьмой. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика, время. В этом случае основанием будет являться заявление работника и приказ на отпуск.

Совет девятый. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальныйх-нормативных актах.

Совет десятый. Для вновь устроенных сотрудников составьте дополнительный график отпусков, либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления. Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя. Трудовой кодекс не обязывает вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников.

Отсутствие графика отпусков: ответственность

Если несоблюдение графика не ухудшает положение работников, то никакой ответственности работодатель не понесет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика.

Если же несоблюдение графика приведет, наоборот, к ухудшению положения работников, то ответственности работодателю не избежать. Например, работодатель не соблюдает график, и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течении двух лет подряд – это прямое нарушение трудового законодательства. В данном случае работодателя можно оштрафовать по ст. КоАП РФ.

За отсутствие данного документа работодателя могут оштрафовать по ст. КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:

• для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Приказ о графике отпусков

Когда график отпусков будет представлен руководителю, он должен его утвердить. Но мало поставить свою подпись и сделать визу «утверждаю». Кадровая служба должна выпустить соответствующий приказ об утверждении графика отпусков.

При этом составление приказа не является обязательным действием, поэтому унифицированной формы не существует.

• сведения о работодателе;
• порядковый номер и дата составления;
• сама суть распоряжения;
• подпись самого руководителя, расшифровка подписи, а также указание должности;
• подписи лиц, перечисленных в документе в качестве исполнителей распоряжения. Также необходимо расшифровать подпись каждого работника и указать его должность.

Спорные вопросы при составлении графика отпусков

График предоставления очередности отпусков составляется для сотрудников, которые имеют стаж работы свыше года, в связи с чем возникает вопрос, как соотносить периоды предоставления ежегодных отпусков вновь принятых сотрудников, которым в соответствии со ст. 121 ТК РФ отпуск должен быть предоставлен полной протяженностью по истечении шести месяцев. Данная категория сотрудников получает ежегодный отпуск сверх установленной очередности, о чем делается соответствующая отметка в графике.

Еще одним спорным вопросом при составлении графика отпусков является время года предоставления отпуска, то есть многие сотрудники хотят получить законный отдых в летнее время, что невозможно осуществить для всего коллектива.

Поэтому существует несколько категорий сотрудников, которые имеют право выбирать для отпуска удобное для них время. К таким сотрудникам относятся: Герои РФ и Кавалеры ордена Славы, участники боевых действий, сотрудники возрастом до 18 лет, мужчины, у которых жена находится в отпуске по беременности и родам.

Подобные льготы распространяются на женщин имеющих двоих несовершеннолетних детей, матерей-одиночек, беременных женщин, а также на сотрудников, которые работают по совместительству. Все категории граждан, имеющие указанные льготы оговорены в трудовом законодательстве, а также в ФЗ №1244—1, №4301-1,№5142-1,№2, №76.

Но, несмотря на то, что график отпусков при составлении предполагает учет пожелания самих сотрудников, возникают разные жизненные обстоятельства, которые могут существенно нарушить планы самого сотрудника и ему может понадобиться уйти в отпуск с нарушением графика. В этом случае закон, а именно ст. 124 ТК РФ гласит, что перенос отпуска возможен в случае:

• несвоевременной оплаты отпускных, которые, кстати, должны быть выплачены за три календарных дня до отпуска.
• при предупреждении о дате отпуска позднее установленных законом двух недель.
• в случае производственной необходимости.

Также существуют личные обстоятельства самого сотрудника, которые могут вынудить попросить отпуск с нарушением графика.

В этом случае пишется заявление на имя руководителя с просьбой об изменении даты отпуска в связи с возникшими обстоятельствами, которые можно подкрепить документально, если есть такая возможность, либо передать в устной форме при общении с руководителем.

Порядок оформления и утверждения

Запланированный отпуск всех работников предприятия, оформленный на бумаге, должен быть утвержден не позднее 14 дней до завершения уходящего года. До 2013 года график отпусков составляли в законодательно установленной форме (Т-7). В настоящее время этот бланк не является обязательным, но, для удобства, можно воспользоваться им, удалив лишние и добавив нужные графы.

Допускается внесение корректировок в предложенную таблицу – исключение и добавление новых граф. Необязательными является информация по ОКУД, ОКПО, отметка профсоюзов (если их нет). Часто ячейки дополняются графами для согласования с подразделениями и юристами.

Также допускается ввод граф с росписью работника об ознакомлении с датой начала отпускного периода.

Итак, в график отпусков, как правило, вносится следующая информация:

•  название организации;
•  номер документа, дата оформления и на какой год составляется;
•  сведения о мотивированном мнении профсоюза (при его наличии);
•  место для фиксации утверждения документа;
•  информация о сотрудниках (ФИО, должность, количество дней отдыха, предполагаемая дата начала отсутствия);
•  графы для внесения сведений о фактической дате ухода в отпуск, переносе его и отзыве;
•  ячейки для фиксации ознакомления работников;
•  сведения о разработчике документа, его подпись.

Не стоит недооценивать значение, зачем нужен график отпусков, поскольку документ регулирует важную часть трудовых взаимоотношений и подтверждает соблюдение на предприятии норм трудового права.

Далее к процессу разработки подключается специалист кадрового отдела. Процесс составления можно разбить на несколько частей, в зависимости от того, какие графы надлежит заполнить:

1. Оформление граф 1-6. Прежде всего, предстоит внести все исходные сведения о компании, названии структурного подразделения, должности и ФИО персонала, трудоустроенного в организации. Пятая графа содержит информацию о количестве предоставленных оплачиваемых дней. В случае разбития отпуска на части, информацию заполняют отдельными строками по каждому случаю использования права на отдых. Шестая графа заполняется информацией о дне начала отдыха, но не запрещается указывать для удобства полностью весь период.
2. Далее в течение года предстоит вносить корректирующие записи в графы 7-10. Они заполняются от руки, в процессе использования работниками права на отдых. Если человек использует дни вне графика, в 8-ой графе отражают сноску на номер и дату внутреннего документа, на основании которого проводится корректировка (внутренний приказ). Внося сведения в эту графу нужно учитывать, что само по себе заявление сотрудника не является достаточным основанием для переноса – заявление подлежит согласованию с руководством и оформляется внутренним приказом. 9-ая графа описывает предполагаемый отпуск (дату в текущем или следующем календарном периоде). 7-ая графа включает информацию о фактическом использовании дней.
3. Последняя графа – 10-я, содержит примечания, которые вносит ответственный работник кадровой службы. В ней отражают любую полезную информацию, связанную с отпуском конкретного работника (причина сдвига дат, отзыв из отпуска по конкретным причинам, указанным в ТК РФ).

Отпуск по графику гарантирует нормальную деятельность компании, без накладок и сбоев, однако редко удается соблюсти запланированные периоды, поскольку в течение времени возникают различные непредвиденные ситуации, требующие корректировки. Информация из документа позволяет отслеживать использование работниками права на оплачиваемые дни и регулировать уход в отпуска.

Следующим шагом при составлении графика является получения мотивированного мнения профсоюза (при его наличии). Согласно законодательству представителю общественной организации на согласование отводится 5 рабочих дней. Затем документ, в срок не позднее двух недель от начала года, на который составлен, утверждается руководителем предприятия.

Завершающий этап — это ознакомление сотрудников с локальным нормативным актом под подпись.

Что учитывать при составлении графика отпусков

Совет первый. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, к таким категориям относятся работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).

Посмотреть полный список лиц, которые вправе использовать отпуск в удобное для них время.

Совет второй. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе.

Совет третий. Для составления графика воспользуйтесь унифицированной формой № Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно.

Совет четвертый. Ознакомьте работников под роспись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то, что ТК РФ напрямую не обязывает вас делать это. Но в противном случае сложно требовать от работников его соблюдения. Ознакомить можно следующим способом: на оборотной стороне графика работники ставят свою подпись. В некоторых организациях заводят специальный журнал, который служит специально для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

Содержание документа

Особого внимания требует процедура составления таблицы, определение ее основного содержания. В каждом графике должна быть отражена следующая информация:

1. Перечень всего наемного персонала (указывают граждан, с которыми у предприятия есть подписанный и действующий контракт).
2. Продолжительность в днях (определяется на основании ТК РФ и других законодательных норм в общей сумме положенного за истекший период, в том числе за прошлые неиспользованные отпуска). Важно помнить, что помимо выделения оплачиваемых дней в общем порядке, есть обстоятельства для назначения дополнительного срока. Дополнительные дни работодатель может выделить сверх установленного федеральным законодательством на основании внутренних нормативных актов, действующих на предприятии.
3. Начало отпускного период. Указывается либо точной датой, либо месяцем (в этом случае дополнительно потребуется от работника заявление, а регламент, указывающий на предупреждение работодателя за 2 недели до отдыха, вносят в локальном акте организации.
4. Разделение оплачиваемых дней. Дополнительная графа, в которой расписываются работники, соглашаясь на разбитие положенных по закону дней на части, одна из которых должна быть не менее 14 дней.

На предприятии могут разрабатываться собственные бланки для согласования отпускных периодов работников с утверждением образца заполнения графика отпусков. Форма предприятия по новым правилам утверждается в виде приложения к учетной политике компании.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

• в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
• в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
• в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
• в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Как составить график отпусков

Несмотря на то, что в законодательстве прописана процедура составления графика отпусков, возникает много сложностей в связи с различной спецификой предприятия и численностью сотрудников. Поэтому на некоторых предприятиях порядок очередности предоставления отпусков может быть еще закреплен и в локальных актах, таких как трудовой или коллективный договор.

К примеру, производственная необходимость предприятия может не допускать отсутствие определенного количества сотрудников, что естественно создает некоторые трудности. Поэтому на уровне предприятия принимается решение, что ежемесячно для эффективности производства может отсутствовать не более 10% кадрового состава. Данное решение учитывается при последующем составлении графика, то есть если на предприятии трудится 120 человек, то ежемесячно может отсутствовать не более 10 работников.

Порядок составления графика отпусков

Сотрудник в обязательном порядке должен ежегодно идти в отпуск, при этом минимальный период отпуска составляет 28 календарных дней. Об отпуске сотрудника необходимо извещать заранее, не позже, чем за 2 недели до его начала.

Необходимо отслеживать своевременность ухода работника в отпуск и полноту его предоставления, чтобы в течение года не накапливалось большое количество неиспользованных дней.

Если же за предыдущий период неиспользованные дни накопились, присоединить их к отпуску можно только при согласии сотрудника. Данный пункт после согласования с работником включается в график отпусков.

Перед тем, как начать составление графика, следует проанализировать и учесть следующие пункты:

• дополнительный отпуск в соответствии с законодательством (при наличии соответствующих условий);
• возможность подменить сотрудника на весь период отпуска без ущерба для производственных процессов;
• длительность работы сотрудника на данном предприятии.

Статья 122 НК РФ регламентирует возможность предоставления отпуска сотруднику в первый год работы на фирме по истечении 6 месяцев непрерывного стажа по согласованию сторон.

Документ хранится на предприятии в течение 1 года согласно статье 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В Графике отпусков указывается такая информация:

• Фамилия, имя, отчество сотрудника;
• табельный номер (если предусмотрен);
• название подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
• должность согласно штатному расписанию;
• количество дней положенного отпуска;
• запланированная дата отпуска;
• фактическая дата отпуска;
• перенос отпуска с прошедшего периода (дата и основание переноса).

Правила составления графика отпусков

График отпусков должен быть утвержден администрацией за 2 недели до начала нового календарного года согласно Трудовому кодексу. При составлении очередности ухода в отпуск работодатель учитывает пожелания сотрудников, но без ущерба для техпроцессов на предприятии.

Подробнее о том, как правильно сшивать документы для налоговой. Подробная инструкция.

В новости (ссылка) о незаконном предпринимательстве и лжепредпринимательстве.

Как написать характеристику с места работы в суд?

Количество сотрудников, которые могут в одном отделе или подразделении идти одновременно в отпуск, регламентируется Трудовым договором или другим нормативными документами предприятия. Данная процедура необходима для того, чтобы процесс производства продолжался без остановки.

Данные о новых сотрудниках в этом случае в график не добавляют. Для составления графика отпусков можно использовать Форму Т-7, но она является необязательной с г.

Работодатель может разработать собственную форму ведения документа. Данный пункт регламентирован статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» от № 402-ФЗ. Документ подписывается начальником кадровой службы и руководителем фирмы. График должен быть утвержден в текущем году не позднее 17 декабря.

Некоторые категории сотрудников могут идти в отпуск в удобное для них время, это регламентировано статьями 122, 123 и 286 ТК РФ. Если с работником заключен трудовой договор не более чем на 6 месяцев, внесение такого сотрудника в График отпусков решается руководителем компании в зависимости от конкретной ситуации.

Как правильно заплатить транспортный налог? Как производится уплата транспортного налога физическими лицами? Способы оплаты транспортного налога. Читать подробнее

Как хранится график отпусков

Местом хранения документа служит кадровая служба предприятия, однако для удобства работы копии могут потребоваться для работы бухгалтеров. Также документ часто необходим для финансовых служб предприятия при ведении управленческого учета. Информация помогает своевременно зарезервировать средства для отпускных и организовать бесперебойное функционирование организации.

Остальным службам и структурным подразделениям развернутый отчет о планировании отпусков не нужен. По их требованию готовятся отдельные выписки.

Помимо правильного оформления и сроков подготовки документа важен и срок хранения в организации. Согласно установленным правилам п.693 (Перечень типовых архивных бумаг предприятия, утвержден в 2010 году Приказом Министерства культуры РФ №558), график отпусков должен храниться не менее года, т.е. вплоть до истечения года, следующего за отчетным.

Общие положения

Основная норма, предписывающая заранее утверждать график отпусков на предприятии, приводится в ст. 123 ТК РФ. Не менее важно знать, когда составляется график отпусков на следующий год. Ежегодно, не позже, чем за 2 недели до следующего года, должен быть подготовлен и утвержден этот документ.

В процессе подготовки необходимо:

1. Разработать и утвердить форму документа.
2. Согласовать продолжительность и отпускные периоды по подразделениям.
3. Внести в единый документ записи обо всех отпусках наемного персонала.
4. Подписать его у руководства.

Поскольку при составлении документа должны соблюдаться все нормы ТК относительно предоставления оплачиваемых дней, на предприятии выделяется ответственный сотрудник, кто составляет и согласовывает течение отпусков на предприятии.

Правила составления

Если опыта недостаточно, у ответственных сотрудников возникают затруднения, как правильно организовать процесс, как составить график отпусков, чтобы были соблюдены права трудящихся и требования закона. Перед тем, как приступить к подготовке, следует ознакомиться с особенностями составления. Составление графика отпусков следует начинать со сбора информации о желаниях сотрудников по предоставлению им оплачиваемого отдыха в тот или иной период. Как правило, значительная часть работников предприятия стремятся к отпуску в летнее время года. В первую очередь, необходимо так организовать отпускные периоды, чтобы в приоритете обеспечивалось право отдельных категорий работников — уходить в отпуск по своему усмотрению.

Сначала предстоит урегулировать вопрос продолжительности отдыха и дат со следующими работниками:

• супруги, чьи жены находятся на поздних сроках беременности и уже ушли в декретный отпуск;
• совместители, которые должны отгулять в период отдыха по основной работе согласно ст.286 ТК РФ, при наличии подтверждающего документа с основного места работы о запланированном отпуске на следующий год;
• граждане младше 18 лет;
• работники с присвоенным статусом «почетного донора РФ» (на основании подпункта 1 п.1 ст. 23 закона №125-ФЗ от 20 июля 2012 года);
• законные супруги лиц, находящихся на военной службе, вправе отдыхать в тот же период времени, согласно ФЗ №76 от 27 мая 1998 года, при документальном подтверждении того, что вторая половина оформляет отпуск в тот же период;
• граждане, пострадавшие от последствий аварии на ЧАЭС (по закону №1244-1 от 15 мая 1991 года), льготники, определенные Законом о чернобыльской катастрофе;
• Участники боевых действий в Афганистане и Чечне.
• Граждане, получившие значительную дозу облучения при испытаниях на Семипалатинском полигоне.
• Один из родителей (попечителей, опекунов), воспитывающих ребенка-инвалида до 18 лет при предоставлении справки, что второй родитель не пользуется этой льготой.
• Многодетные родители при условии, что их дети не достигли двенадцатилетнего возраста (См. подробнее: отпуск многодетным родителям в любое время).
• Другие лица согласно действующему законодательству РФ.

Подготовительные работы

Для нормального функционирования предприятия рекомендуется одновременно предоставлять отпуск не более 10% работников от численности списочного состава. Поэтому нужно провести анализ полученных данных и приступать к следующему шагу планирования – выявлению сотрудников, отсутствие которых подлежит обязательному замещению.

Последний этап — это равномерное распределение периодов отдыха сотрудников по месяцам календарного года. Во избежание конфликтных ситуаций рекомендуется согласовывать с работниками перенос отпуска на нежеланные месяцы, предлагать разделение периодов. Причем для того чтобы предоставление оплачиваемого отдыха по частям имело законную силу необходимо письменное согласие работников.