Как оформляется прием на работу

Оформление приема на работу осуществляется путем выполнения определенной процедуры, установленной трудовым законодательством. Чтобы оформить прием на работу по ТК РФ можно воспользоваться нашей шпаргалкой. Что такое прием на работу (понятие )? Как и в каком порядке происходит ? Как правильно оформить сотрудника (регламент)? Где можно найти пошаговую инструкцию (алгоритм)? Что нужно знать о дискриминации при трудоустройстве? Ответы на все вопросы вы найдете в нашей статье.

Законодательные требования: ограничения для приема на работу совместителей

В ст. 282 ТК РФ установлены ограничения, которые необходимо соблюдать при оформлении совместительства:

• нельзя принимать на такой вид работы работников, не достигших 18 лет;
• не разрешается оформлять совместителя на вредный вид работы, если его основная деятельность также связана с вредным производством.

В соответствии с требованиями иных нормативных документов, запрещается совместительство таких должностей:

• судей (ст. 3 ФЗ «О статусе судей»);
• служащих в ВС РФ (п. 7 ст. 10 ФЗ «О статусе военнослужащих»).

Порядок приёма на работу: какими документами регламентируется

Работодателю при трудоустройстве новых сотрудников следует ориентироваться на нормы трудового законодательства. Отступление от них квалифицируется как нарушение закона, влекущее за собой административную или уголовную ответственность.

Таблица: нормативные документы, регулирующие процедуру найма работников

Шаг 2. Берем согласие на обработку персональных данных

Следующим пунктом нашей шпаргалки является получение согласия будущего работника на обработку его персональных данных. Объясняется это тем, что получив требуемые документы, организация (индивидуальный предприниматель) получит доступ к личной информации сотрудника. В настоящее время обработка персональных данных возможна только с письменного согласия кандидата (подробнее об этом см., «Согласие работника на обработку персональных данных: бланк на 2017 год»).

Совмещение и работа по совместительству

В ст. 60.1 и 60.2 ТК РФ зафиксированы 2 основные особенности, связанные с приемом на работу по совместительству.

Первая особенность (ст. 60.1) указывает на наличие 2 видов совместительства:

1. Внутреннее – совмещение должностей на одном предприятии.
2. Внешнее – исполнение должностных обязанностей в различных компаниях.

В ст. 60.2 идет речь о необходимости принципиального разграничения понятий совместительства и совмещения.

Совмещение должностей представляет собой выполнение дополнительной работы в случае отсутствия работника (в отпуске, на больничном или по иным причинам), который выполнял ее ранее. К этому виду также относится расширение обязанностей, требующих дополнительной нагрузки.

Работа по совместительству оформляется по общим правилам, независимо от того, какой вид – внутренний или внешний. Прием оформляется в рамках требований гл.10 и 11 ТК РФ.

Регулирование трудовых прав и обязанностей происходит на основе трудового договора.

В ст. 57 ТК РФ зафиксированы особенности содержания трудового контракта с учетом следующих особенностей:

• обязательно указать, что работа по совместительству;
• необходимо определить конкретное рабочее место работника, который в связи с совместительством может отсутствовать на основной работе;
• указать принцип оплаты (ст. 285 ТК РФ): за фактически отработанное время, по результатам труда или по иным критериям;
• уточнить порядок предоставления отпуска (ст. 286 ТК РФ);
• соблюдая положения ст. 284 ТК РФ, определиться с периодом рабочего времени (не более 20 часов в неделю).

Особенности трудоустройства

При оформлении рабочего места обращается внимание, к какой именно категории относится работник. Для одних приемлема стандартная схема, для других существуют особые условия труда, льготы, сокращенный рабочий день, дополнительный отпуск.

Соискатель работы должен предъявить документы, свидетельствующие о его принадлежности к особой категории, например:

• свидетельство, подтверждающее инвалидность, подробнее о трудоустройстве инвалидов – читать тут;
• медицинскую справку о беременности;
• метрику на детей, брачное свидетельство.

Все эти справки необходимо подать самостоятельно. Работодатель не может потребовать их, ведь ему не известны подробности личного характера. Если сам соискатель не позаботится о себе и не заявит о своей принадлежности к льготной категории, руководитель не обязан соблюдать законодательные нормы для особых категорий.

Соискатель должен также подготовить и бумажный вариант, сделать копии, заверить нотариально и отослать обычной почтой.

Что говорит закон?

Процедура оформления новых сотрудников регулируется несколькими нормативными документами:

•  Главы 10 и 11 Трудового кодекса страны (ТК РФ). Детально разбирают процесс подготовки трудовых договоров и книжек.
• Постановления Правительства №225 от с изменениями от , и Министерства труда №69 от . Описывают требования и порядок заполнения, учета и хранения трудовых книжек.
• Постановление №1 от Государственного комитета статистики. Содержит образцы первичных документов по новым сотрудникам:приказ о приеме на работу; личная карточка.

Ознакомиться с текстом документов можно здесь:

Трудовой Кодекс Российской Федерации

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Постановление Минтруда РФ от N 69

Постановление Госкомстата РФ от N 1

Важно: нарушение установленных законом требований может повлечь наложение штрафов или дисциплинарных взысканий на ответственных сотрудников и руководство организации.

Такие факты выявляются в ходе проверок государственной инспекции труда.

Шаг 5. Издаем приказ о трудоустройстве

Когда договор подписан, можно переходить к следующему этапу оформления приема на работу – изданию приказа о трудоустройстве нового сотрудника (подробнее об этом см., «Приказ о приеме на работу (заполненный образец 2017)»). Напомним, что все события в жизни предприятия требуют документального оформления.

Документация для трудоустройства

Законом предусматривается обязательный перечень документов (ст. 65 ТК РФ) и дополнительный, который могут потребовать от соискателя.

К обязательным относятся:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• документ, свидетельствующий об уровне образования;
• свидетельство пенсионного страхования;
• документы о воинской обязанности (для мужчин и военнообязанных женщин).

Дополнительные документы:

• ИНН;
• сведения, подтверждающие регистрацию;
• документ о прохождении медицинского обследования (если специфика предприятия требует обязательного прохождения медосмотра, его оплата осуществляется за счет предприятия), подробнее о медосмотре при трудоустройстве – читать тут;
• рекомендательные письма.

Все документы должны быть достоверными. При выявлении подлога, работника увольняют согласно требованиям ст. 81 ТК РФ. Если подача поддельных документов носит умышленный характер, сотрудника ожидает уголовная ответственность.

Более подробно о документации, которая может потребоваться от соискателя, Вы можете узнать из видео, представленного Вашему вниманию.

Порядок и правила оформления приёма на работу по ТК РФ

При приёме на работу новых лиц придерживаются определённой последовательности действий. Они касаются сбора запрашиваемой от граждан документации и её изучения, издания приказа о приёме на работу, оформления и подписания трудового договора.

Принятие от работника необходимых документов

Помимо описанного выше пакета документов, соискатель подаёт заявление о приёме на работу. Стоит сразу оговориться, что согласно закону его писать необязательно. В ТК РФ (ст. 65) заявление не упоминается в списке обязательных для трудоустройства документов. Однако в некоторых случаях (например, при поступлении на гражданскую службу) оно оформляется и подаётся вместе с основной документацией. Работодатель принимает необходимый пакет документов для проверки подлинности. С некоторых из них делаются фотокопии (паспорта, СНИЛС, ИНН) или переписываются данные (военный билет), а оригиналы возвращаются владельцу (кроме трудовой книжки).

Что касается заявления о приёме на работу, то оно составляется произвольно, т. к. установленного образца не существует. Тем не менее содержание его должно отвечать некоторым требованиям (образец бланка здесь). Оформляется оно на имя первого лица организации.

Текст заявления содержит данные такого рода:

• Ф. И. О. потенциального работника;
• наименование структурного подразделения (при наличии) и должность (профессия), по которой гражданин планирует работать;
• оклад по занимаемой должности согласно штатному расписанию;
• дату, с которой гражданин планирует начать свою деятельность у данного работодателя;
• сведения об ознакомлении с правилами внутреннего трудового распорядка;
• дату написания.

Заявление о приёме на работу пишется в свободной форме, но иногда крупные организации разрабатывают свои унифицированные бланки

Ознакомление работника с внутренними документами

Приступивший к выполнению своих обязанностей гражданин получает на руки ряд локальных нормативных актов для ознакомления.

Список локальных нормативных актов, которые должен изучить работник:

• правила внутреннего трудового распорядка (образец здесь);
• должностная инструкция;
• инструкция по охране труда;
• положение о структурном подразделении, в котором будет выполнять трудовые обязанности работник;
• положение об аттестации;
• положение о коммерческой тайне;
• положение об оплате труда;
• график работы;
• график сменности;
• правила хранения и использования персональных данных работника.

График сменности — один из локальных нормативных актов организации, с которым может быть ознакомлен работник

Законодательством в сфере труда не регламентирована процедура ознакомления сотрудников с внутренней документацией. Наниматель вправе использовать с этой целью любой способ, однако работник после подобной процедуры должен поставить свою подпись.

Таблица: способы ознакомления сотрудников с внутренней документацией

Как правильно составить трудовой договор

Трудовой договор — это документ, фиксирующий права и обязанности работника и нанимателя.

Трудовой договор начинает действовать после его подписания сотрудником и нанимателем. Гражданин приступает к исполнению своих обязанностей со дня, определённого трудовым договором. Если день не указан, то это происходит после того, как договор вступил в силу.

Для того чтобы корректно оформить такой важный документ, нелишним будет обратиться к закону. В ст. 57 ТК РФ названы сведения и условия, которые в любом случае должны найти своё отражение в тексте трудового договора:

• Ф. И. О. соискателя и наименование места его трудоустройства;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя (если он физлицо);
• ИНН (для работодателей, за исключением работодателей-физлиц, не являющихся ИП);
• сведения о представителе нанимателя, поставившем свою подпись в этом документе, а также основание, в силу которого он наделён такими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.

Таблица: содержание трудового договора

Если в обязанности сотрудника входит работа во вредных условиях, в трудовом договоре указывается размер компенсации за подобный риск

Подготовка приказа о приёме на работу

Приказ или распоряжение о приёме на работу издаётся после того, как в организацию поступило заявление соискателя о желании трудоустроиться и после подписания трудового договора между ним и работодателем. Приказ составляет работник, на которого возложена такая обязанность. Как правило, это сотрудник отдела кадров.

Приказ должен содержать следующую информацию:

1. Наименование документа («Приказ»).
2. Дату вступления в силу документа.
3. Полное наименование организации.
4. Место оформления приказа.
5. Должность, на которую принят сотрудник.
6. Сумму должностного оклада.
7. Ф. И. О. работника и его подпись.
8. Подпись руководителя.
9. Дату приёма на работу, окончания трудоустройства (если договор является срочным).

Распоряжение о приёме на работу оформляется отделом кадровой службы и подписывается главным лицом организации

Приказ подготавливается и подписывается в течение трёх дней с даты, когда трудоустроенный приступил к работе. Наёмный служащий изучает содержание приказа и удостоверяет своё согласие с ним подписью.

Оформление трудовой книжки

При зачислении в штат сотрудника в его трудовую книжку вносятся предусмотренные законом записи. Если это первое трудоустройство гражданина, трудовая книжка заводится в этой же организации. В таком случае сначала заполняется титульный лист.

Трудовая книжка — это официальный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина.

Устраиваясь на работу, гражданин предъявляет трудовую книжку отделу кадров, где она и хранится до окончания его деятельности в этой организации

Титульный лист трудовой должен содержать такую информацию:

1. Ф. И. О. работника (полностью и без сокращений) на основании документа, удостоверяющего личность.
2. Дату рождения. Она пишется арабскими цифрами в порядке: число, месяц и год. Значения числа и месяца записываются в двузначном формате, а год указывается в четырёхзначном.
3. Информацию об образовании. Она заносится на основании документов, подтверждающих данные сведения (диплом, аттестат и т. д.). Если образование не является законченным, информация заносится на основании студенческого билета, действительного на момент записи, или справки из образовательного учреждения.
4. Сведения о профессии и специальности (также на основе подтверждающих документов).

Работник проверяет, правильно ли внесены данные, после чего ставит свою подпись. Сотрудник, оформляющий трудовую книжку, подписывает первую страницу документа. Подпись скрепляется печатью кадрового отдела.

Вся информация, указываемая в трудовой, должна документально подтверждаться

В трудовую книжку вносится следующее:

• порядковый номер записи;
• наименование организации;
• запись о зачислении работника в штат;
• записи о переводах, присвоении разрядов и т. п.;
• запись об увольнении;
• подпись представителя нанимателя и печать организации.

Сотрудник отдела кадров вносит в трудовую книжку запись о трудоустройстве нового сотрудника. Она делается отдельной строкой, где должны быть указаны: порядковый номер, дата, запись «принят на должность…» и основания — трудовой договор и приказ (с номерами и датами).

Обязанность делать записи в трудовой книжке относится к полномочиям работодателя или сотрудника отдела кадров

Общие требования к заполнению трудовой книжки:

• чернила, которыми заносятся сведения, должны быть чёрного или синего цвета;
• даты прописываются арабскими цифрами;
• не допускаются ошибки, исправления в данных и сокращения;
• информация дублирует выданный руководством приказ о повышении (награждении, переводе), рядом с записью прописывается номер документа.

Если ошибка при внесении данных в трудовую всё же была допущена, стоит поступить следующим образом:

• указать следующий порядковый номер записи;
• вписать, что запись за соответствующим номером недействительна и здесь же, под этим номером внести корректные сведения.

Оформление личного дела работника

Большая часть организаций может не вести личные дела сотрудников. По крайней мере в законодательных нормах нет указания на обязательность подобной процедуры. Однако данное правило не распространяется на госслужащих.

Личные дела заводятся с целью:

• упорядочивания данных о каждом сотруднике;
• защиты этих данных;
• быстрого поиска сведений о трудоустроенном.

Личное дело — это совокупность обложки (титульного листа) и документов наёмного рабочего, которые содержат всестороннюю информацию о нём самом и его трудовой деятельности.

Многие работодатели оформляют личные дела трудоустроенных, так как это даёт возможность своевременно подкорректировать и дополнить сведения о работнике

Требования к оформлению личного дела:

• на обложке указывается основная информация о работнике (Ф. И. О., дата заведения личного дела) и наименование организации;
• личные дела, находящиеся в общей папке, размещаются в алфавитном порядке;
• должен осуществляться контроль за количеством страниц в личном деле (их не должно быть больше 250).

Личное дело содержит в себе:

1. Документацию, предъявленную гражданином в момент приёма на работу.
2. Документы, которые появляются в ходе трудовой деятельности сотрудников:
   • копию договора о материальной ответственности (для сотрудников, которые имеют обязательства по возмещению ущерба);
   • должностную инструкцию;
   • дополнительное соглашение к трудовому договору;
   • справки об итогах периодических медицинских осмотров;
   • соглашение о неразглашении конфиденциальных сведений (если сотрудник имеет доступ к такой информации);
   • аттестационные листы;
   • докладные, объяснительные и служебные записки.
3. Документы о прекращении трудовой деятельности:
   • заявление сотрудника об увольнении;
   • копию приказа об освобождении от должности.

Личная карточка

Личная карточка сотрудника позволяет в упрощённом варианте объединить все данные, касающиеся нового работника.

Личная карточка сотрудника является обязательным документом, составляемым при приёме на работу

Как правило, указанный документ составляется по унифицированной форме:

• Т-2 — для сотрудников большинства ИП и ООО;
• Т-2 ГС (МС) – для государственных и муниципальных служащих;
• Т-4 — для научных и научно-педагогических сотрудников.

Работодатель может оформить личную карточку лично «под себя». Однако при этом следует ориентироваться на требования, предъявляемым законодательством. Карточка распечатывается на картоне, храниться в организации 75 лет.

Регистрация в качестве работодателя

ИП и руководители организации обязаны регистрироваться в качестве работодателей, если они планируют принимать граждан к себе на работу. Руководство организации и ИП, имеющий наёмных сотрудников, с этой целью обращаются в Фонд социального страхования (ФСС). С 2019 года регистрироваться нужно только в ФСС, т. к. ПФР узнаёт о статусе работодателя от налогового органа.

Работодателям (ИП и ООО) необходимо зарегистрироваться в ФСС в течение 10 дней с момента заключения трудового договора с наёмным работником.

Документы, которые понадобятся ИП для регистрации в качестве работодателя:

• заявление о регистрации в качестве работодателя в ФСС;
• паспорт;
• свидетельство о государственной регистрации ИП;
• ИНН;
• выписка из ЕГРИП;
• СНИЛС;
• лицензия (при осуществлении определённых видов деятельности);
• трудовой или гражданско-правовой договор с работником (возможно, потребуются паспорт работника, его СНИЛС, ИНН, трудовая книжка);
• доверенность, заверенная нотариально (если за ИП подаёт документы другое лицо).

Индивидуальный предприниматель регистрируется в качестве работодателя только в Фонде социального страхования

Документы, предъявляемые ООО при регистрации в качестве работодателя:

• заявления о регистрации в качестве работодателя;
• паспорт;
• свидетельство о государственной регистрации ООО;
• свидетельство о постановке на учёт в ИФНС;
• выписка из ЕГРЮЛ;
• коды статистики из Росстата;
• лицензия (если она есть);
• копии трудовых договоров с работниками и их трудовых книжек;
• доверенность, заверенная нотариально (если за генерального директора подаёт документы доверенное лицо).

Особенности оформления на работу генерального директора

Требования законодательства при трудоустройстве распространяются на всех без исключения вне зависимости от того, какую должность занимает тот или иной сотрудник. Однако оформление на работу генерального директора имеет свои специфические черты. Сначала проводится ряд мероприятий, которые связаны с выбором претендента на руководящую должность и его назначением, а затем предъявляется необходимый пакет документов для оформления генерального директора.

Трудовой договор с генеральным директором заключается на срок, предусмотренный уставом организации.

Таблица: документы, предъявляемые потенциальным генеральным директором при трудоустройстве

Порядок оформления

При трудоустройстве генерального директора издаётся приказ о приёме на работу по форме № Т-1. В этом приказе он должен расписаться как от имени управленца организации, так и от имени работника.

При создании приказа о приёме на работу генерального директора может быть использована как унифицированная форма документа, так и форма, самостоятельно разработанная организацией

В трудовую книжку вносятся реквизиты:

• или приказа о приёме на работу по форме № Т-1;
• или решения об избрании генеральным директором.

Уже после трудоустройства генеральный директор заполняет бланк по форме Р14001. В этом документе фиксируются личные данные, адрес проживания или прописки, после чего бланк скрепляется печатью. Он подаётся в органы регистрации для внесения изменений в данные ЕГРЮЛ.

Для регистрации работника в качестве генерального директора заполнятся бланк Р14001

Особенности оформления при удалённой работе

Если особенности трудовой деятельности позволяют работать удалённо, работодатель и сотрудники этим нередко пользуются. Приём на работу удалённого сотрудника должен оформляться в соответствии с действующими правовыми нормами. При дистанционной работе обмен документацией происходит через интернет, но предварительно работодатель и сотрудник должны получить электронные цифровые подписи (ЭЦП). ЭЦП удостоверяет электронные документы.

Последовательность действий для получения ЭЦП сотрудником организации:

1. Обращение в центр, предлагающий услуги по оформлению ЭЦП.
2. Оплата услуги.
3. Заполнение бланка заявления на получение ЭЦП.
4. Если заявление одобрено, получение цифровой подписи.
5. Настройка компьютера при первом использовании ЭЦП (необходимо посетить личный кабинет на сайте сервиса и следовать инструкциям).

В трудовом договоре удалённого сотрудника указывается следующее:

• пояснение о том, что данная работа является дистанционной;
• адрес, по которому трудится сотрудник;
• продолжительность рабочего времени в течение недели;
• чёткое определение, в какой форме представляется отчёт о проделанной работе;
• социальные гарантии, которые получает удалённый работник;
• компенсация расходов на оплату интернета, мобильной связи, аренды рабочего места и других расходов (если это предусмотрено договором);
• должностные обязанности работника;
• ответственность сторон по данному соглашению.

Особенности трудоустройства студентов

Приём на работу студентов-очников начинается с оформления трудового договора. Его можно заключить как бессрочно, так и на определённый период (но не более пяти лет). Как правило, между сторонами заключается срочный договор.

Особенности приёма на работу студентов:

1. Необходимо учитывать возраст студента. Вступать в трудовые отношения можно только с теми гражданами, кому больше 16 лет.
2. Для несовершеннолетних работников трудовым законодательством установлен ряд ограничений, поэтому им доступны далеко не все виды работ.
3. Предусмотрен медицинский осмотр за счёт работодателя.
4. Нельзя брать на испытательный срок лиц, не достигших 18 лет.
5. Студенты могут трудиться полный или неполный рабочий день. Несовершеннолетние граждане могут работать не более 7 часов в сутки. Те граждане, кому уже есть 18 лет, вправе попросить установку неполного рабочего дня по собственному желанию.
6. Студенты, учащиеся заочно, обычно принимаются на работу на общих основаниях.

Стоит иметь в виду, что студенты в полной мере попадают под действие трудового законодательства.

Вся документация оформляется в том же порядке, как и в других перечисленных выше случаях.

Заемный труд

Заемным трудом признается труд работников по распоряжению работодателя, осуществляемый в интересах, под управлением и контролем лиц, с которыми у них нет трудовых отношений. С 2019 года заемный труд, за исключением отдельных случаев, в РФ запрещен.

Существует 2 вида заемного труда:

1. Аутсорсинг.
2. Аутстаффинг.

Аутсорсингом признается передача определенных функций или задач стороннему исполнителю (организации, ИП, физическому лицу). Отношения в рамках аутсорсинга в большинстве случаев оформляются договором возмездного оказания услуг. Чаще всего на аутсорсинг отдают ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учета (составление и сдача деклараций, ведение отчетности и т.п.), юридическое сопровождение. Так как при аутсорсинге не происходит передача работников исполнителя заказчику данная форма заемного труда является разрешенной и может применяться работодателем для сокращения расходов по содержанию штата сотрудников.

Аутстаффинг представляет собой передачу сотрудников от исполнителя к заказчику. Работники числясь в штате исполнителя осуществляют свою работу и находятся в подчинении у третьего лица. Данный труд с 2019 года является запрещенным и его применение влечет привлечение к административной ответственности.

Исключение по использованию заемного труда сделано для:

• частных агентств занятости, отвечающих определенным условиям (наличие аккредитации, применение общей системы налогообложения).
• юридические лица при направлении сотрудника к своим аффилированным лицам при соблюдении условий и порядка предоставления работников, утвержденных соответствующим федеральным законом. На настоящий момент указанный закон не принят.