Как правильно оформить дубликат трудовой книжки

В нашем обзоре – образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2019 году. Как сделать дубликат: оформление при утере. В каких случаях выдают дубликат. Заявление. Как происходит оформление дубликата трудовой книжки при ее утере или порче. Образец заявления на выдачу дубликата. Какие записи и как вносятся в новый бланк.

Кто заверяет?

Дубликат трудовой книжки заверяется ответственным лицом непосредственного работодателя (либо нотариусом), а также самим сотрудником. В завершении ставится печать отдела кадров.

Может ли это сделать бухгалтер?

Если должностная инструкция бухгалтера предусматривает возможность заверить дубликат трудовой книжки, значит, он имеет полное право это сделать.

Стоит отметить, что нередко в небольших компаниях отсутствует штатная единица “кадровый работник” и за них все это делает именно бухгалтер.

Когда выдается?

Дубликат трудовой книжки выдается на основании предоставленного заявления сотрудником и по завершению ее заполнения, в том числе после заверения.

Образец записи в трудовую книжку генеральному директору вы найдете в нашей статье.

Как правильно оформить отзыв работника из отпуска? Узнайте тут.

Делается ли запись в трудовой книжке при срочном трудовом договоре? Информация — здесь.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Если у работника организации пропал больничный лист до сдачи его в бухгалтерский отдел по месту работы, он может обратиться в медицинское учреждение для получения дубликата. Если переболевший работник утерял листок нетрудоспособности унывать ему не стоит, поскольку можно выписать дубликат больничного листа взамен утерянного. Читать подробнее

Если трудовая книжка имеет много ошибок, следует ли делать ее дубликат?

Например, в фирму устраивается новый сотрудник. Он приносит трудовую книжку, а в ней много грубых нарушений: предыдущий работодатель не указал реквизиты приказа о приеме на работу, а также не заверил печатью запись об увольнении. Как нужно поступить в этом случае? Должен ли кадровик на основании собранных справок оформить сотруднику дубликат трудовой?

Нет, не должен. Есть только три случая, когда работодатель должен завести дубликат трудовой книжки работнику только в случаях, если трудовая книжка:

1. утеряна (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правил ведения и хранения трудовых книжек);
2. пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. д.) (абз. 3 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
3. в его трудовую книжку была внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной (абз. 1 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если трудовая книжка содержит иные грубые нарушения, работодатель не обязан оформлять ее дубликат. Ошибку должна исправить виновная в этом организация либо новый работодатель на основании официального документа компании, допустившей неточность (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В случае когда запись о приеме не содержит реквизитов приказа, новый работодатель может внести запись на основании соответствующей справки с предыдущего места работы сотрудника. Исправления вносятся в порядке, установленном разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Если запись об увольнении с предыдущего места работы не заверена печатью, то нынешний работодатель не имеет права поставить свою печать. Такому работнику лучше обратиться в отдел кадров организации, которая завела ему трудовую книжку, с просьбой поставить печать.

Ответственность работодателя за утерю

Утеря трудовой по вине работодателя способна вызвать негативные последствия для него только в том случае, если трудовая инспекция получит сообщение по этому поводу, которое должен инициировать работник. Это приведет к тому, что к работодателю будут применены различного рода санкции, например, в виде соответствующих штрафов.

Более детально такая ответственность, когда в утере книжки виноват работодатель, прописана в Трудовом кодексе. В статьях 232, 233 и 234 указаны те санкции, которые грозят работодателю, халатно отнесшемуся к обязанности по обеспечению сохранности книжки.

Что касается конкретизации штрафов, то в кодексе, регулирующем административные правонарушения, указано, что величина штрафа может доходить до 5000 руб. в зависимости от конкретных обстоятельств.

Важно знать, что работник также может взыскать с работодателя денежные суммы за различные, по его мнению, несоблюдения его формальных прав и интересов. Также не стоит забывать об упущенной или же недополученной выгоде. Под ней понимается коэффициент денежных средств, который работник так и не получил от нового работодателя.

Работодатель должен знать, что каждый день задержания выдачи трудовой приводит к тому, что работник не может устроиться на работу, а значит, он вынужден будет взыскать с работодателя среднюю заработную плату в день за каждый последующий день просрочки.

Можно ли завести новую, если потерял старую?

Как завести новую трудовую книжку? Если вы потеряли трудовую книжку то, конечно же, встает вопрос как оформить дубликат трудовой книжки после её утери?

К сожалению, осуществлять трудовую официальную деятельность в нашей стране имеют право только граждане, которые имеют трудовую книжку.

Поэтому вам необходимо получить, но не трудовую книжку, а ее дубликат.

Законодатель разрешает получить дубликат трудовой книжки при утере, но предупреждает, что его выдачей также должен заниматься именно работодатель, а не работник. Поэтому оформление новой трудовой книжки (образец мы приводим ниже) лежит на плечах работников отдела кадров предприятия.

Как выглядит дубликат трудовой книжки (фото):

Документы, кроме трудовой книжки,  чтобы подтвердить стаж для назначения пенсии

В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы. А основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ).

Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, в него могли быть внесены не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы. Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными. Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, то согласно пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015, трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

• письменные экземпляры трудовых договоров;
• трудовые книжки колхозников;
• справки, выдаваемые работодателями;
• выписки из приказов;
• лицевые счета;
• ведомости на выдачу зарплаты.

Читайте также: Образец записи в трудовой книжке и ее самой

Как долго или сроки

Сроком восстановления трудовой книжки определен один месяц, но на самом деле считается, что чем раньше восстановлена сама трудовая книжка, тем лучше, ведь тогда работник не сможет подать на работодателя в суд за просрочку. Конечно, реально восстановить трудовую книжку за неделю, но даже тогда штраф не будет таким невероятно большим как штраф за просрочку в целый месяц.

Дубликат трудовой книжки. Что это?

Дубликат необходим для получения после потери трудовой книжки, так как по сути, является заменой трудовой, а значит, только имея его на руках вы можете устроиться официально. По сути это бланк, очень напоминающий внешне трудовую книжку. В него также вписывается вся информация о местах работы работника.

Дубликат после его получения ведется также аккуратно, как и трудовая книжка, но единственное его отличие от настоящей трудовой состоит в том, что на титульном развороте страниц будет вписано слово дубликат. Нашим законодательством предусмотрено, что трудовая книжка у гражданина может быть только одна.

Это значит, что все другие документы не могут называться трудовыми. Ведь если работник неожиданно найдет свою трудовую, то получится, что у него целых два документа. Поэтому полученную трудовую снова также называют дубликатом. Дубликат ведется по правилам, установленным для трудовых книжек. Поэтому даже если вам на руки попал такой документ не стоит считать что это неофициальный бланк.

Когда выдается дубликат?

Попробуем разобраться, в каких случаях выдается, и где взять дубликат трудовой книжки.

При утере

Если утеряна трудовая книжка, могут ли выписать новую? Потеря трудовой книжки конечно печальное событие. Заполнение дубликата трудовой книжки при утере осложняется тем, что вы не видите перед собой даже кусочка старой трудовой, а значит, не можете восстановить хотя бы частично все ваши записи.

Так или иначе, но поскольку при утере трудовой книжки выдается дубликат, настоятельно требуйте при приеме на работу, чтобы каждый работодатель снимал с нее ксерокопии, а уже потом отправлял все документы вместе в личное дело.

Как оформить дубликат трудовой книжки после её утери (пример):

При порче

Если трудовая книжка испорчена, при этом совсем неважно, каким образом это произошло, если записи нечитаемы, то работник также должен задуматься о получении дубликата.

Испорченная трудовая книжка равносильно утерянной, ведь информация с нее становится также недоступной для людей.

При массовой утрате работодателем

Если по каким-то причинам трудовые книжки были утрачены и не по вине работника, а по вине непосредственного работодателя– это знак того, что на плечи работодателя ложится ответственность за их восстановление. Утрата книжек может произойти как по вине работодателя, так и по вине обстоятельств от него не зависящих.

Как поменять трудовую, если она закончилась?

Если закончилась трудовая книжка, что делать и как начать новую? В этом случае нет нужды в том чтобы заводить дубликат.

Если нет места в трудовой книжке, достаточно попросить отдел кадров о том, чтобы вставить лишний бланк и на нем писать следующие записи.

Другие случаи

Если в трудовую книжку некорректно внесли записи о работнике, а также в ней появились записи не имеющие отношения к трудовой – происходит замена трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки при утере

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным – т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).

Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.

Далее поговорим о том, как сделать дубликат трудовой книжки.

Как получить дубликат трудовой книжки при утере

Как получить дубликат трудовой книжки при утере

Любое трудоустройство сопровождает предъявление в отдел кадров ряда документов, среди которых есть и трудовая книжка. Она содержит обобщенные сведения о предыдущей деятельности соискателя. Исключением выступает лишь взятие на работу совместителей. Для них записи в трудовую вносят по желанию.

При отсутствии трудовой вообще работодатель оформляет этот документ с нуля, если прежде человек нигде не работал. Либо заполняет дубликат трудовой книжки при утере ее сотрудником.

Если перед началом очередной трудовой деятельности документ отсутствует, руководству необходимо потребовать с работника объяснение в письменном виде с указанием причин.

Соискатель вправе восстановить утерянный документ. Для этого может потребоваться:

1. Изначально необходимо заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. С ним следует обратиться на прежнее место занятости.
2. Предыдущий работодатель формирует всю доступную информацию об общем стаже, полученных поощрениях, периоде работы и вносит соответствующие записи не позднее 15-ти рабочих дней.
3. Если трудовая деятельность имела ранее место у нескольких нанимателей, то образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере должен соответствовать реальным фактам. Данные вносят на основании справок и иных документов. Иногда можно воспользоваться даже показаниями свидетелей о наличии стажа. А при факте ликвидации предприятия требуемую информацию обычно ищут в местных архивах.

Также см. «Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно: последствия и ответственность».

Работник сам потерял или испортил трудовую книжку

Провинившегося сотрудника, который потерял трудовую, можно наказать путем выговора или лишения премии. Также провинившемуся работнику стоит поручить восстановление трудовой книжки. Именно он от вашего лица должен рассылать запросы, а также посещать пенсионный фонд с вопросами о том, как получить дубликат и что за этим следует.

Оформлением дубликата трудовой книжки при утере или порче его самим владельцем обязан заниматься именно он. На руки мы получаем этот документ, чаще всего, когда увольняемся из одной организации и планируем устраиваться в другую, когда выходим на заслуженный отдых и должны заняться оформлением пенсии.

В иных особых случаях, если документ нам зачем-то потребовался, но увольняться мы не собираемся, работодатель не имеет право выдавать на руки оригинал. Только заверенную копию. Иначе, в случае утери или порчи книжки, ответственность будет и на самом работнике, и на том ответственном лице, что допустило оплошность.

Если этот документ строгой отчетности будет утрачен или серьезно испорчен по собственной невнимательности работника, то перед тем, как оформить дубликат трудовой книжки, рассеянному владельцу придется писать заявление и самому собирать все требуемые в данной ситуации подтверждающие справки.

Еще одна вероятная ситуация: вы пришли на новое место работы и уверяете руководителя, что трудовая потеряна, но у вас нет времени заниматься ее дублированием. Если вас действительно будут готовы взять в эту компанию, то тут в подобной ситуации могут лишь завести новую трудовую книжку, где первой записью станет именно прием на работу здесь.

Пособие по безработице, как его получить, куда обращаться, документы, условия предоставления пособия, его размер, когда прекращаются выплаты. Читать подробнее

Как оформить дубликат трудовой книжки в 2019 году?

Рассмотрим подробней вопрос о том, как правильно оформить дубликат документа.

Кто оформляет и выдает?

Выдачей дубликата трудовой книжки занимается непосредственный работодатель на основании составленного заявления сотрудником, которое пишется в свободной форме.

Помимо работодателя, дубликат выдает:

• Пенсионный Фонд;
• Государственный Архив.

Дубликат должен быть выдан заявителю в течении первых 15 календарных дней с момента принятия соответствующего заявления.

Стоимость процедуры

Все затраты, связанные с покупкой новой трудовой книжки ложатся исключительно на работодателя, если имеет место быть его вина, в противном случае, за приобретение трудовой книжки должен будет платить сотрудник.

Алгоритм действий

Рассмотрим подробней порядок выдачи документа.

Общая схема

Отвечая на вопрос, как делается дубликат, можно сказать о возможности использования одного из нескольких способов, а именно:

• через работодателя;
• с помощью Пенсионного Фонда;
• обратиться в Государственный архив;
• через судебный орган.

Схема оформления дубликата:

• Возникновение обстоятельств, из-за которых есть необходимость в оформлении дубликата.
• Обращение в соответствующий орган.
• Предоставление необходимого перечня документов и составление заявления.
• Получение дубликата.

Восстанавливаем утраченные сведения по ксерокопии

Если у пострадавшей стороны имеется на руках уже заверенная по всем формам копия, то в такой ситуации достаточно обратиться за оформлением документа напрямую к своему последнему работодателю.

Алгоритм достаточно прост:

• Обращение в отдел кадров по последнему месту работы.
• Подача заявления и копии трудовой книжки.
• Период ожидания.
• Получение дубликата.

Восстановить по справкам

Вариант с восстановлением трудовой книжки по справкам отлично подойдет в том случае если сотрудник устраивается на новое место работы.

В таком случае алгоритм заключается в следующем:

• Написать заявлением на оформление дубликата документа в отдел кадров.
• Предъявить подтверждающие справки и документы из прежних мест работы (к примеру, трудовое соглашение, награды и так далее).
• Получить дубликат.

Действия без подтверждающих документов

Если у сотрудника отсутствуют подтверждающие документы, получить их или доказать факт наличия стажа можно несколькими путями:

• обратиться в ПФ;
• обратиться в Государственный архив;
• обратиться в судебный орган.

В первых двух случаях, необходимо помнить: можно получить неполную информацию, поэтому лучше сразу обратиться напрямую в судебный орган.

При судебном разбирательстве необходимо будет предоставить минимум нескольких свидетелей, которые способны подтвердить факт официального места работы на тех же предприятиях/фирмах, где они также осуществляли свою трудовую деятельность.

Такой способ восстановления считается наиболее сложным, поскольку требует немало временных затрат и времени.

Оформление документов

Нужно ли писать заявление?

Заявление на оформление дубликата трудовой книжки играет ключевую роль в этом вопросе.

На основании поданного заявления возникнут обстоятельства в оформлении дубликата документа.

Скачать примерный бланк заявления можно здесь:

Бланк заявления на выдачу дубликата трудовой книжки

Правила и инструкция заполнения

Рассмотрим подробней как заполнить дубликат документа.

Сведения

На титульном листе помимо надписи “дубликат” должны содержаться такие сведения, как:

• полные инициалы сотрудника (без каких-либо сокращений);
• дата рождения;
• какое образование имеет;
• какая специальность (указывается на основании диплома об образовании либо квалификации).

Помимо этого обязательно нужно указывать дату оформления дубликата.

Стаж

Стаж трудовой деятельности указывается в общей сумме.

После указания таких сведений, нужно будет указывать непрерывный либо общий стаж, который подтвержден документально по отельным периодам.

Запрещается допускать какие-либо помарки и исправления.

Места работы

Если сотрудник осуществлял ранее трудовую деятельность, то наименование предприятий и занимаемая им должность указывается в 3 графе раздела “Сведения о работе”.

Все работодатели, с которым работал сотрудник, должны подтверждаться документально.

Примеры заполнения

Заполнить дубликат трудовой книжки не составит большого труда. Для этого достаточно соблюдать законодательство РФ и избегать помарок либо исправлений.

Образец оформления дубликата при утере трудовой книжки представлен здесь:

Сроки

Отвечая на вопрос, когда выдается, можно с уверенностью ответить: в течении 15 календарных дней с момента составления соответствующего заявления.

Распространенные ошибки

Дубликат – это в первую очередь, документ, который должен быть заполнен по всем законам РФ.

Вся информация должна быть полностью идентичной подлиннику. Исключением являются те сведения, которые невозможно указать из-за отсутствия документального подтверждения либо доказан факт недостоверно указанной информации.

Под определением “вкладыш” подразумевается часть трудовой книжки, которая может быть вшита в основной документ, при отсутствии в нем свободных страниц для записей. В обязательном порядке он оформляется подобным образом, как и трудовая.

Главными ошибками в процессе выдачи дубликата документа сотруднику являются:

• занесение в документ ошибочных сведений (к примеру, информации, которая по результатам проверки признана недействительной);
• запись информации, которая не подтверждена документально;
• запись всей необходимой информации не в полном объеме;
• отсутствие необходимых пометок о том, что документ является дубликатом.

В процессе оформления вкладыша нередко допускают такие ошибки:

• отсутствие полной информации на титульном листе;
• отсутствие пометок об основаниях формирования вкладыша;
• ошибочные указания сведений во вкладыше в процессе его формирования.

По этой причине сотрудникам при получении дубликата трудовой книжки в обязательном порядке следует внимательно проверять все имеющиеся в нем записи, в том числе и на факт наличия помарок либо опечаток.

В каких случаях выдается?

Негодность

Как и прочие документы, трудовая книжка может прийти в негодность:

• порваться;
• обгореть при пожаре;
• пострадать в результате иных воздействий.

При возникновении такой ситуации, вся информация из подлинника должна быть перенесена в дубликат.

При утере

Если подлинник трудовой книжки утерян либо был кем-либо похищен (к примеру, была похищен сумка с документами, где была трудовая книжка), об этом необходимо срочно уведомить работодателя.

Согласно п. 32 Постановления № 225 период уведомления составляет до 15 календарных дней.

В подобной ситуации не вся информация из подлинника будет перенесена в дубликат.

Массовая утрата

Массовая потеря трудовых книжек работодателем возможна только в случае возникновения каких-либо чрезвычайных ситуаций.

При возникновении подобной ситуации формируется специальная комиссия, которая определяет стаж каждого сотрудника.

По завершению расследования, специальная комиссия выдает акт, который является основанием для оформления дубликата трудовой книжки.

В остальных случаях выдача дубликата может осуществляться на основании признания факта недействительных сведений в подлиннике о причине увольнения сотрудника либо же его перевода на другое место трудовой деятельности.

В такой ситуации все сведения, за исключением “неправдоподобных”, должны быть перенесены в дубликат.

Что делать, если старая трудовая закончилась?

Можно ли завести новую трудовую книжку, если старая закончилась? В этом случае в старую трудовую книжку сотрудник отдела кадров вставляет новые бланки на которых продолжают осуществляться записи.

Если нет возможности вставить бланк в трудовую, то нужно заменить трудовую книжку. Для этого все данные с титульного листа и все данные из трудового бланка переносятся в новый документ.

Если нет возможности восстановить все записи – сделайте их ксерокопии.

Они понадобятся во время обращения в пенсионный фонд.