- Разное
- /
- Ирина Самсонова
Что представляет собой вкладыш в трудовую книжку, по каким правилам осуществляется его оформление и заполнение. Какие существуют типичные ошибки при его ведении и как их избежать. Что представляет собой вкладыш в трудовую книжку, по каким правилам осуществляется его оформление и заполнение. Какие существуют типичные ошибки при его ведении и как их избежать.
Содержание
- Как выглядит вкладыш?
- Если сделана неправильная запись?
- Ошибки при заполнении и их исправление
- Первый шаг
- Как это сделать?
- Кто выдает?
- Если возникли ошибки при сшивании
- Как исправить ошибку?
- Ошибки или неправильные «вкладыши»
- Условия выдачи вкладыша
- Пошаговая инструкция
- Инструкция: как вшить вкладыш в трудовую
- Можно ли использовать вместо вкладыша что то другое?
- Требования к бланку
- Инструкция по вшиванию вкладыша
- Нормативно-правовые документы и акты
- Условия выдачи вкладышей
- Как правильно вшить вкладыш: пошаговая инструкция
- Как вшить второй вкладыш в трудовую книжку?
- Рекомендуемая последовательность при оформлении вкладыша
- Действителен ли документ без трудовой?
- Действителен ли вкладыш без трудовой книжки
- Инструкция к вшиванию (видео)
- Когда оформляют?
- Что потребуется, чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку
- Вопросы и ответы
Как выглядит вкладыш?
Форма документа утверждена Постановлением Правительства РФ № 225.
Образец вкладыша
Бланк документа печатают организациями Госзнака. Он содержит серию, номер. Меры защиты позволяют идентифицировать бумагу, выявить подделки.
Вкладыш в трудовую книжкуВкладыш без трудовой книжки признается недействительным.
Важно! Нельзя скачивать бланки из интернета и распечатывать на принтере. Изготовление документов осуществляется объединением «ГОСЗНАК». Наниматель приобретает бланки у изготовителя или распространителя на основании договора.
Правила заполнения
Прежде, чем вшивать бланк, его нужно заполнить.
На первом листе должна содержаться следующая информация:
- ФИО гражданина полностью;
- дата рождения;
- сведения об образовании;
- профессия, специальность;
- дата начала ведения записей;
- подпись сотрудника;
- подпись кадрового работника.
В левом нижнем углу ставится печать нанимателя. Страницы необходимо пронумеровать, продолжая нумерацию трудовой книжки. Сведения о деятельности вносятся так же, как в основной документ.
Если сделана неправильная запись?
Как вшивать в трудовую книжку вкладыш, образец которого представлен выше? Без человеческого фактора в нашей жизни никуда, и если после вшивания запись испорчена, то в новом бланке не допускается вносить изменения. Придется все расшить и вставить новый бланк.
Если вкладыш был получен от работодателя, то следует составить акт о том, что бланк был испорчен, и уничтожить его. Если уже внесена запись в трудовую книжку о том, что выдан вкладыш, то потребуется внести запись о том, что штамп недействительный.
Ошибки при заполнении и их исправление
Внесение ошибок в бланк может привести к штрафу, а сам вкладыш будет признан недействительным. Поэтому сначала рекомендуется заполнить сам вкладыш, а затем уже вшить его. Если же бланк был вшит ранее и при заполнении будут ошибки, необходимо выполнить следующее:
- Извлечь вкладыш из трудовой книжки. Делать это следует осторожно, чтобы не повредить трудовую.
- Внести в трудовую запись о том, что штамп признан недействительным.
- Составить акт о порче вкладыша. Его образец предлагается скачать здесь.
- Зафиксировать изменение в книге учета и вклеить под записью вырезанный номер вкладыша. Так вы подтверждаете, что бланк действительно будет уничтожен.
- Уничтожить испорченный бланк.
- Оформить новый вкладыш.
Если ошибки при заполнении вкладыша допускаются в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о наградах и поощрениях», то исправление ошибок допускается. Делается оно аналогично исправлению ошибок в трудовой:
- Под ошибочной записью делается пометка о недействительности записи.
- Ниже вносится верный вариант записи. Сама запись не зачеркивается.
Негосударственный фонд Сбербанка входит в десятку лучших фондов страны, поскольку имеет высокие показатели доходности, надежности. Но какую именно характеристику имеет НПФ Сбербанка? Расскажем в данном материале. Читать подробнее
Первый шаг
Как вшить в трудовую книжку вкладыш? Потребуются нитки, игла и шило. В обязательном порядке следует удостовериться, что действительно в трудовой книжке нет чистых листов для записи сведений о приеме или увольнении.
Вкладыш следует пришить к заднему листу обложки, лучше всего даже к самому развороту. Необходимо сделать несколько стежков, чтобы в дальнейшем вкладыш не выпал. Нитки рекомендуется использовать приглушенных тонов.
Как это сделать?
Как вшить в трудовую книжку вкладыш? Правилами о ведении трудовых книжек (Постановление № 225) не предусмотрен четкий регламент вшивания вкладышей. Нет требований и к тому, куда именно вшивать вкладыш, какого цвета должны быть нитки. Есть только одно требование – вкладыш должен составлять единый целый документ с трудовой книжкой, то есть не допускается его простое вложение без пришивания.
Если рассуждать логически, то согласно инструкции, нумерация в трудовой книжке и вкладыше должна быть сквозной, следовательно, вкладыш необходимо вшивать после последнего листа, перед обложкой.
Кто выдает?
Вкладыш должен предоставляться непосредственно самим работодателем. Законом запрещено требовать от работников самостоятельно приобретать вкладыши или же принимать книжку от них. В то же время, данное правило часто нарушается. Руководителю стоит помнить о том, что принимая бланк от работника, он может получить поддельный вкладыш.
Бланк должен приобретаться работодателем за счет предприятия в типографии или другом предприятии, имеющим специальную лицензию на продажу вкладышей, так как выпуск документа осуществляется Госзнаком Минфина РФ.
В последующем руководитель может:
- Выдать документы безвозмездно.
- Удержать с заработной платы работника стоимость вкладыша, при наличии соответствующего заявления.
- Изъять частичную компенсацию стоимости вкладыша с работника при наличии особого приказа.
Узнайте, как опломбировать книгу учета трудовых книжек. Зачем это делать, кто занимается пломбировкой. Основные моменты пломбировки, наказание за нарушение. Журнал учета трудовых книжек - правила сшивания 2017-2018 годов регулируются постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года № 225 и несколько отличаются от порядка Читать подробнее
Если возникли ошибки при сшивании
Часто бывает так, что бланк пришит не в том месте, или же новый бланк заполнен не правильно. Что же делать в таких ситуациях сотруднику отдела кадров. В первую очередь не паниковать и рационально отнестись к ситуации.
Если бланк неправильно пришит – осмотрите трудовую, если есть возможность его отсоединить без порчи трудовой – сделайте это, а бланк уничтожьте.
Если нет возможности отсоединить бланк, то вам придется восстанавливать трудовую книжку работника, то есть делать ему дубликат.
В случае если в бланке допущены орфографические ошибки и их можно исправить – постарайтесь аккуратно сделать это путем зачеркивания или исправления или перепишите заново. Если же ошибок много и их устранение причинит грязь в трудовой – то также постарайтесь без причинения вреда трудовой вытащить бланк и уничтожить его.
Взамен вытащенным бланкам вы должны с большей долей внимательности вставит новые.
Как исправить ошибку?
Если сотрудник допустил ошибку при вшивании, следует аккуратно разрезать нитки, убрать документ. Он признается испорченным и утилизируется.
Специальная комиссия составляет акт о списании. В нем указывается номер, серия каждого документа, причина уничтожения. Вырезанные из бланков серии и номера вклеиваются в акт. Испорченные документы измельчают шредером или сжигают в котельной.
Кадровый работник заполняет новые документы.
Ошибки или неправильные «вкладыши»
Когда разделы, содержащие сведения о работе или награждениях сотрудника заканчиваются, необходимо оформить и вшить вкладыш в книжку. Формально эта процедура довольно простая, но все равно многие кадровые сотрудники допускают ряд однотипных специфических ошибок:
- после завершения пустых строк и колонок в разделе сведений о работе вместо того, чтобы оформить вкладыш, продолжают вносить данные в раздел, который посвящен награждениям, не считая это ошибкой, хотя все наоборот}
- вклеивают простой белый лист бумаги в конце трудовой или после окончания раздела сведений о работе/награждениях}
- подшивание вкладыша в трудовую книжку часто заменяется простым вшиванием пустых незаполненных листов из старых трудовых.
Все вышеперечисленные действия являются грубейшими нарушениями правил и инструкций по хранению и заполнению трудовых документов. Такие ошибки могут привести к тому, что уполномоченные органы исполнительной власти данные документы признают недействительными, что повлечет за собой утрату части рабочего стажа.
Условия выдачи вкладыша
Если закончилось свободное место в трудовой книжке, и она подошла к концу, возникает закономерный вопрос – нужно ли продолжать записи и как это делать. Ответ на него предоставляет п. 38 Постановления Правительства от № 225 «О трудовых книжках» (далее также Постановление Правительства).
При заполнении всего свободного пространства в любом из разделов основного документа работника осуществляется выдача вкладыша в трудовую книжку. Он выдается при невозможности внести запись о деятельности или награждениях работника по причине отсутствия свободного места. При этом важно иметь в виду, что он – лишь дополнение книжки и сам по себе не является документом.
Оформление вкладышей в трудовую книжку (их выдача) осуществляется работодателем в силу обязанности иметь в своем распоряжении достаточное количество бланков данного документа, предусмотренной п. 44 Постановления Правительства. О выдаче делается соответствующая отметка в приходно-расходной книге и книге учета движения книжек и вкладышей. Формы утверждены Постановлением Минтруда от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Приложение № 1 и № 2).
Пошаговая инструкция
Несмотря на то, что вшивание одного листа занимает примерно от десяти до пятнадцати минут, эта процедура обладает рядом нюансов.
К сожалению не вес кадровики и работодатели знакомы с ними, да и, по правде сказать, ознакомиться с ними весьма проблематично, ведь они не предусмотрены законом, однако существует четкий регламент, который должен соблюдаться и незнание его шагов не освобождает от ответственности. Поэтому, рассмотрим более внимательно данные этапы.
Для того чтобы правильно вшить бланк в трудовую, вам понадобится выполнить следующие действия:
- специалист отдела кадров должен осмотреть вашу трудовую на предмет нахождения в ней незаполненных страниц;
- далее он должен получить новый чистый бланк в отделе кадров или у работодателя;
- регистрирует его в специализированной книге организации;
- ставит на бланк соответствующий штамп;
- заполняет его;
- заполняет титульный лист вкладыша;
- ставит нужную запись под нужной нумерацией.
На этом этапы вшивания бланка закончены, теперь стоит разобраться в нюансах.
В какое место вшивать?
Неопытные сотрудники одела кадров понятия и не имеют, куда нужно вшивать бланк. Многие пытались прилепить его к титульному листу, к оборотной стороне книги, по центру или же просто вложить без использования ниток и иголки.
На самом деле в бланке проделываются дырки на таком же месте, как и в бланках книжки. Пришивается бланк к развороту, где имеется последняя страница трудовой. Прошивается аккуратными стижками, желательно черными, синими или серыми нитками. На этом процесс вшивания завершен.
Чем именно подшивать?
Многие используют различные инструменты вплоть до дырокола, но на самом деле, единственным правильным инструментом для вшития является обычная иголка и нитка.
Также в вашем деле вам поможет обычное, не тонкое шило. Шилом вы должны аккуратно проделать дырки в нужных местах на бланках, а затем используя иголку и нитку нейтральных тонов – просто закрепить бланк.
Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку нитками: образец работы на видео:
Что делать если нет штампа?
Штамп в обязательном порядке должен иметься в организации. Но часто бывает так, что юридическое лицо только начало функционировать, а штамп просто еще не сделан. В этом случае можно воспользоваться двумя вариантами развития событий.
Первое – это срочно заказать штамп и получить его в течение дня или на следующий день.
Также можно поставить информацию о том, что бланк вшит простой ручкой на месте где должен находиться штамп.Ручкой синего или черного цвета разборчивым почерком вы пишите фразу «вкладыш выдан» а также ставите дату и подпись.
Инструкция: как вшить вкладыш в трудовую
Инструкция: как вшить вкладыш в трудовую- Сделайте отверстия в самом вкладыше. Прокалывайте шилом, чтобы не повредить трудовую книжку, сохранить ее внешний вид. Для надежного скрепления достаточно 4 или 5 проколов. Первый делайте посередине бланка, а другие по бокам от него на равном расстоянии.
- Приложите бланк в развернутом виде в ту часть книжки, куда планируете его вшить. Сделайте проколы в трудовой. Будьте предельно осторожны — не повредите бланки строгой отчетности, не испортите записи. Отверстия должны располагаться непосредственно у переплета.
- Вставьте прочные нитки в иголку. С помощью стежков скрепите листы. Количество стежков не ограничено. Сшивайте документы по тому же принципу, как внутренние приказы. В конце нитку обрежьте, а ее концы прочно свяжите между собой. Это обеспечит надежное прилегание бланка к книжке.
В некоторых организациях применяют специальные швейные машинки, которые предназначены для скрепления документов. Они имеют широкий шаг стежка, не рвут листы. Если в компании работает много человек, их использование облегчает работу кадровику.
Можно ли использовать вместо вкладыша что то другое?
Законодатель не оговорил возможности использования вместо бланка новой трудовой. Но если внимательно изучить некоторые статьи законодательства в сфере трудового права, можно прийти к ряду ответов.
Трудовой кодекс в статье 66 говорит о том, что у работника должна иметься одна трудовая книжка (подробнее тут). То есть если работник заводит вторую трудовую книгу, то автоматически он начинает противоречить главному акту нашей страны о труде.
Также стоит помнить о том, что ведение второй трудовой книжки может быть расценено как подделка документов и такая практика в последние годы встречается довольно часто. Да и пенсионный фонд при подсчете вашего общего трудового стажа примет у вас только одну трудовую. Поэтому вопрос о ом можно ли использовать вместо бланка трудовую книжку отпадает сам сбой.
На практике бывают случаи, когда возникает необходимость смены водительского удостоверения. Наиболее распространенной причиной замены данного документа является истечение срока его действия, ведь водительское удостоверение выдается на срок 10 лет. После сдачи экзаменов на право вождения транспорта, остается последний этап – получение водительского удостоверения на руки. Чтобы сделать это максимально удобно, водителю пригодятся списки адресов треб... Читать подробнее
Требования к бланку
Как вшить в трудовую книжку вкладыш и где его взять? Сам бланк вкладыша должен быть установленного нормативными актами образца и изготовленный исключительно на предприятии «ГОЗНАК». На предприятия возложена обязанность по закупке таких документов. Соответственно, у работодателя всегда должен быть определенный запас таких документов. Хотя на практике обычно сам работник приобретает вкладыш, чтобы отдел кадров вшил его в трудовую книжку.
Инструкция по вшиванию вкладыша
После оформления необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку. Относительно данной процедуры законом также не установлено никаких правил, в связи с чем кадровые службы руководствуются практикой трудовых отношений и вопросами целесообразности.
Отсутствие правового указания на то, куда вшивать вкладыш, позволяет выполнять эту процедуру по усмотрению ответственного должностного лица, руководствуясь удобством исполнения. Это может быть начало или конец документа, его середина (с технической точки зрения представляется наиболее удобным).
Неурегулированным с правовой точки зрения остается и вопрос, как следует вшить вкладыш, каким способом и с применением какой техники. Обычно его подшивают обычными нитками вручную, без применения каких-либо специальных технических средств. Независимо от количества вкладышей каждый из них должен быть последовательно (один за другим) подшит к основной книжке.
Проставление штампа
Факт оформления вкладыша на основании п. 39 Постановления Правительства № 225 должен быть зафиксирован в трудовой книжке. Проставляется штамп «Выдан вкладыш», указывается его индивидуальные данные (номер и серия).
Следуя букве закона, в документ необходимо ставить именно штамп, но и ручная запись не повлечет недействительности вкладыша. Место его размещения определяется ответственным должностным лицом, исходя из наличия свободного пространства. Чаще всего отметка проставляется в правом верхнем углу титульного листа (первой страницы) книжки.
Нормативно-правовые документы и акты
Несмотря на то, что ранее мы сказали о том, что ни один нормативно правовой акт не дает разъяснения по поводу того, как именно стоит производить процедуру вшивания бланка, некоторый из актов в трудовой сфере законодательства все же говорит о том, как поступать в ситуации, если листы в трудовой просто на просто закончились.
Хорошим примером является статья 38 в Постановлении Правительства № 225, датированного года, посвященном трудовым книжкам.Данной статьей устанавливается факт возможности вшивания бланк в трудовую книжку, но только в случае если остальные страницы закончились. Самовольное вбивание бланка в трудовую, в которой еще осталось свободное место, считается порчей трудовой книжки и документ будет подлежать восстановлению в виде выдачи дубликата (см. тут).
Условия выдачи вкладышей
Условия выдачи вкладышейРуководитель организации может осуществлять выдачу вкладышей одним из следующих способов:
- Безвозмездно. Расходы в этом случае несет сам работодатель (пункты 44 и 48 Правил, утвержденных Правительством РФ, №225 от ).
- Взимая с работника компенсацию, равную стоимости бланка в момент его приобретения (пункт 47 тех же Правил).
- Компенсация части стоимости вкладыша работодателем, а оставшейся части – работником. Для этого потребуется особый приказ.
Как правильно вшить вкладыш: пошаговая инструкция
Законодатель не установил четких требований к процессу вшивания вкладыша. Рассмотрим применяемую на практике пошаговую инструкцию оформления документа.
Заполнение бланка (шаг 1)
В трудовой книжке ставят штамп «Выдан вкладыш». Обычно отметку делают на внутренней стороне титульного листа.
Образец записи «Выдан вкладыш»Ответственный сотрудник вносит серию, номер документа. Далее заполняется первая страница.
Рекомендация! Если штамп не изготовлен, допускается вписывать информацию о документе шариковой ручкой с чернилами синего или черного цвета. Сотрудник пишет «вкладыш выдан», проставляет дату, подпись. Почерк должен быть разборчивый.
Подготовка инструментов и документов (шаг 2)
Затем кадровый работник готовит шило, ножницы, иголку, нитки черного или белого цвета. Бланк разворачивают посередине, трудовую книжку – на последнем развороте.
Процесс подготовки к вшитию вкладышаСотрудник отдела кадров накладывает один документ на другой, делает проколы шилом вдоль сгибов.
Проколы в трудовой книжке и вкладышеОбычно делают 4-5 дырочек.
Вшивание вкладыша (шаг 3)
В завершение необходимо аккуратно вшить бланк. Нитку пропускают через дырочки несколько раз.
Вшитие вкладыша в трудовую книжкуНитки выводят посередине, крепко завязывают на несколько узлов, срезают концы.
Не все кадровые сотрудники знают, как правильно вшить документ. Поэтому возникают вопросы: куда вшивать документ, какими нитками, можно прикрепить степлером или вклеить? Посмотрите видео-инструкцию по вшиванию вкладыша.
Нужно знать! Закон не ограничивает предельное количество вкладышей. Бланков может быть несколько. Они вшиваются один за другим после заполнения предыдущего. Каждый раз проставляется отметка «Выдан вкладыш» с реквизитами.
Внесение записи в учетные журналы (шаг 4)
После завершения работы специалист по кадрам вносит запись в приходно-расходную книгу, журнал учета движения. Журналы нумеруют, прошивают, проклеивают нитки, ставят сургучную печать или опломбируют. Руководитель фирмы заверяет печать своей подписью.
Как вшить второй вкладыш в трудовую книжку?
Если на предприятие пришел слишком активный сотрудник, то возможно, что все записи о его работе не поместились в самой трудовой книжке и вкладыше, тогда потребуется вшить еще один. Правила вшивания второго вкладыша такие же, как и при добавлении первого. Его следует вшить к развороту, но уже после первого вкладыша. Далее заносятся данные о владельце и запись о приеме или увольнении. В обязательном порядке опять проставляется штамп о том, что выдан новый вкладыш, на котором фиксируются его серия и номер с занесением этой информации в книгу учета движения трудовых книжек в организации.
Рекомендуемая последовательность при оформлении вкладыша
Перед тем, как приступить к процедуре вшивания вкладыша, специалисту по кадрам будет целесообразно произвести его заполнение. Сейчас объясним, почему.
Предположим, что специалист по кадрам будет выполнять оформление вкладыша в следующей последовательности:
- получит бланк вкладыша в бухгалтерии,
- зарегистрирует его в своей учетной книге,
- вошьет его в трудовую книжку соответствующего работника,
- поставит в этой трудовой книжке предусмотренный штамп «Выдан вкладыш»,
- впишет реквизиты вкладыша в этот штамп,
- заполнит титульный лист вкладыша,
- впишет в необходимый раздел вкладыша сведения о работе или о награждениях данного работника.
Хорошо, если специалист по кадрам произведет заполнение вкладыша без единой ошибки. Но в любом случае не следует сбрасывать со счетов человеческий фактор. Этого специалиста могут отвлечь от его работы, обратившиеся по каким-то вопросам сотрудники организации или неожиданный телефонный звонок, что может привести к совершению ошибок при заполнении вкладыша.
Поскольку ошибочно внесенные записи в новый бланк вкладыша не подлежат исправлению, то данный бланк будет считаться испорченным, и потребуется его замена на другой бланк. Что необходимо будет сделать специалисту, допустившему ошибку? В нашем случае следует:
- выпороть вкладыш из трудовой книжки,
- составить акт об испорченном бланке вкладыша,
- внести запись в трудовую книжку о недействительности штампа «Выдан вкладыш» с реквизитами испорченного бланка,
- внести исправление в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них,
- уничтожить испорченный бланк,
- составить заявку на получение нового бланка вкладыша,
- получить новый бланк вкладыша в бухгалтерии.
Затем процедуру оформления вкладыша необходимо будет повторить.
Следует учесть, что титульный лист трудовой книжки, где обычно ставится штамп о выданном вкладыше, не содержит дополнительного места для внесения исправлений и проставления новых штампов. Поэтому будет правильнее заполнить бланк вкладыша прежде, чем регистрировать, вшивать его и ставить штамп с реквизитами вкладыша в трудовую книжку.
Действителен ли документ без трудовой?
Законом четко оговорено, что вкладыш без трудовой не имеет юридической силы. На самом вкладыше написано, что без трудовой книжки он признается недействительным. Таким образом, при наличии одного лишь вкладыша, ответственное лицо не может:
- принять предъявителя на работу;
- уволить его;
- делать какие-либо записи в бланке;
- выполнять какие-либо действия с вкладышем.
Более того даже если сам вкладыш вшит в трудовую, но при этом на самой обложке или титульном листе основного документа не сделана запись о выдаче вкладыша, он также может быть признан недействительным. В таком случае владельцу книжки следует обратиться на прежнее место работы с просьбой проставить все необходимые печати.
Действителен ли вкладыш без трудовой книжки
Действителен ли вкладыш без трудовой книжкиТК РФ четко устанавливает порядок использования трудовых книжек и вкладышей. И если первый бланк строгой отчетности сам по себе является действительным, то как дела обстоят с вкладышем? Можно ли предъявлять его отдельно?
Работодатели, кадровые специалисты или сами работники могут задаться вопросом, а действителен ли вкладыш без трудовой книжки? Правила и Инструкции по заполнению этих документов констатируют, что использование вкладыша без трудовой книжки невозможно. Сам по себе он не имеет никакой силы и не может быть принят к рассмотрению.
В ТК РФ прописано, что руководитель, кадровый специалист или иное ответственное лицо не может только при наличии вкладыша совершать следующие действия:
- принимать человека на работу;
- увольнять;
- делать записи во вкладыше;
- совершать иные действия с вкладышем.
Документ может быть принят и использован, если он вшит в трудовую книжку, на титульном листе или обложке которой сделана запись, свидетельствующая о регистрации вкладыша.
Инструкция к вшиванию (видео)
Документ вшивается в книжку, поскольку нельзя приклеивать или скреплять степлером, скрепками. Лучше всего прошить его нитками вручную или при помощи специальной швейной машинки. Для того чтобы вшить вкладыш, необходимо:
- Открыть бланк посередине и сделать проколы во вкладыше шилом. Это позволит не повредить книжку при прошивании. Лучше всего сделать около 4 – 5 проколов для надежности скрепления. Первый прокол делается посередине, остальные на равном расстоянии друг от друга.
- Поместить вкладыш между последней страницей трудовой и обложкой. Вкладывая бланк, обратите внимание, что после прошивки все записи должны быть целы и читаемы. Проколы должны находиться у самого переплета книги.
- Вшить бланк специальной машинкой или иглой. При сшивании следует использовать толстые нитки, сложенные вдвое.
- После того как вкладыш пришит, нитка обрезается, а концы привязываются. Кончик нитки обрезается.
Схема того, как вшивается вкладыш, изображен на следующем фото:
Более детально о том, как правильно прикрепить вкладыш к трудовой книжке, вы узнаете из короткого видеоролика, в котором подробно рассказывается и показывается, куда именно и как лучше всего будет вшить бланк:
Когда оформляют?
При окончании трудовой строго запрещено:
- Заводить еще одну трудовую как продолжение старой.
- Вклеивать в книгу дополнительные листы.
- Менять название раздела «Сведения о наградах» на «Сведения о работе».
- Нарушать правила оформления трудовой книжки.
Что же делать работнику, в случае если в трудовой книжке заканчиваются свободные графы в одном из разделов? Вне зависимости от того, раздел это сведений о работе или о наградах и поощрениях, он должен оформить вкладыш. Он состоит из 36 страниц и картонной обложки, имеет формат 88 на 125 мм и содержит голографический защитный элемент. Титульный лист похож на титульный лист трудовой, а сами графы полностью совпадают с основным документом. Каждый вкладыш имеет свой номер и серию. Бланк документа можно скачать тут.
Что потребуется, чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку
Что потребуется, чтобы вшить вкладыш в трудовую книжкуПеред тем как вшить второй вкладыш в трудовую книжку, подготовьте все необходимое. Вам потребуется: заполненный документ, пустой бланк, толстая иголка, плотные грубые нитки, ножницы, шило, штамп «Вкладыш выдан».
Не пытайтесь облегчить работу, вклеивая листы или присоединяя их скрепками, так как это запрещено. Их нужно именно вшивать.
Законодательство не регламентирует, как вшивать вкладыш в трудовую книжку. Образец правильного закрепления бланка отсутствует. Придерживайтесь общих правил. Лучше вшивайте его в конце книжки. При этом, размещать бланк в начало трудовой не будет нарушением, хотя это неудобный и нераспространенный вариант.
Обратите внимание! Если перед вами стоит вопрос, куда вшивать вкладыш в трудовую книжку, вшейте его между последней страницей трудовой и обложкой. Образец скрепления бланков позволит другим кадровикам вести личные документы сотрудников по единым правилам. Подготовьте инструкцию, с которой ознакомьте других специалистов.
Вопросы и ответы
У трудовой книжки оторвалась половинка корочки. Можно ил аккуратно приклеить ее скотчем? Или необходимо сделать дубликат книжки?
Да, можете прошить или аккуратно приклеить.
Согласно пунктов 33,45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»):
33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).
45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
У Вас оторвалась половина корочки трудовой книжки, при этом записи в трудовой книжке не пострадали. Т.е. вся информация сохранена, т.о. нет оснований считать, что трудовая книжка пришла в негодность, и поэтому не нужно оформлять дубликат.
С Уважением, Надежда.
Подскажите, пожалуйста, если в трудовой книжке не штампом проставлено "вкладыш выдан", а написано от руки, считается вкладыш действительным?
Татьяна.
Интересный вопрос! Ответ следующий:
Отсутствие штампа в организации возможно. Закон не обязывает юридические лица заводить какие-либо штампы. В этом случае допускается сделать запись о выдаче вкладыша кадровиком от руки.
Важным моментом, на который следует обратить внимание, является то, что вкладыш отдельно от трудовой книжки недействителен, поэтому он должен быть вшит в трудовую книжку.
Сотрудник устраивается на работу и принес трудовую в которой вшита еще одна как продолжение вместо вкладыша, это нарушение? И нумерация в трудовых своя с 1,2,3 .....но по годам одна продолжает другую.
Это конечно формальное нарушение. Должен быть вкладыш. Но при спорной ситуации, на мой взгляд, работник сможет «отстоять» те года года стажа, записанные во второй трудовой книжке. Так нарушение незначительное.
Там какая-либо отметка о том что запись продолжается во вкладыше есть?
Екатерина!
Вообще трудовая книжка у работника должна быть одна. Если она закончилась, то работодатель должен оформить вкладыш. Пока трудовая не признана недействительной в суде, она является действительной.
Согласно Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»
38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
39. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Нарушение ведения трудовой книжки влечет привлечение к ответственности по ст.5.27 и 13.20 КоАП РФ.
Желаю удачи!
Что делать, если у меня закончилась трудовая и нужно сейчас вносить записи, могу ли я завести новую трудовую?
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов – «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», нужно оформить работнику вкладыш в трудовую книжку. Оформлять (вести) вкладыш следует в том же порядке, что и трудовую книжку. Вкладыш нужно вшить в трудовую книжку (без нее он недействителен) (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).
Законодательство не регламентирует, как именно вшивать вкладыш в трудовую книжку. В частности, не установлено, куда его нужно поместить – в начало, середину или конец трудовой книжки, какие нитки использовать и сколько делать проколов. Данные вопросы остаются на усмотрение работодателя Технически удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки, но в этом случае он будет разбивать часть записей, поэтому лучше прикрепить его в конец трудовой книжки, между последней страницей и задней обложкой. На практике вкладыш пришивают суровой ниткой на 4-5 проколов.
При выдаче вкладыша в трудовой книжке нужно поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер. Штамп можно поставить на титульном листе трудовой книжки или на внутренней стороне ее передней обложки. Если штамп ставится на титульном листе, нужно расположить его вверху так, чтобы он не закрывал других записей. Если у вас нет штампа, можно написать от руки «выдан вкладыш». Это не сделает вкладыш недействительным, однако штамп все равно нужно заказать, так как у работодателя он должен быть в обязательном порядке, это предусмотрено законодательством(п. 39 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).
Обратите внимание: вкладыш должен быть именно вшит, а не вклеен, не прикреплен степлером или каким-либо иным способом, поскольку другие способы не обеспечивают надежность скрепления Также нельзя просто вложить его в трудовую книжку, не закрепляя – он может потеряться.
Кто должен заполнять вкладыш в трудовой книжки?
Если трудовая закончилась у предыдущего работодателя(хватило места для внесения сведений об увольнении)
При переходе на другую работу, новый директор говорит, что вкладыш должны заполнять отдел кадров предыдущей компании.
Бланки трудовой книжки и вкладышей в нее изготавливаются только ФГУП «Гознак». Работодатели приобретают их на основании договора самостоятельно. Приобретение бланков работниками самостоятельно законодательством не регламентировано.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»
Согласно п. 38 Правил,
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).
В силу п. 47 Правил при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.
Таким образом, работодатель не прав. Можете сообщить, что при отказе в оформлении будете вынуждены обратиться в инспекцию по труду. Работодатель может лишь Вас попросить написать заявление на оформление вкладыша.
Источники
Использованные источники информации.
- https://glavny-yurist.ru/kak-vshit-vkladysh-v-trudovuju-knizhku.html
- https://businessman.ru/kak-vshit-vkladyish-v-trudovuyu-knijku---poshagovaya-instruktsiya-trebovaniya-i-obrazets.html
- https://otkroybiznes.guru/rabota-s-kadrami/kak-vshivat-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-obrazets.html
- http://lawyer-consult.ru/administrative/oformlenie-dokumentov/trudovaya-knizhka/vshivaem-vkladysh.html
- https://hr-portal.ru/article/kak-pravilno-vshit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku
- https://trud.guru/dokumenty/vkladysh-v-trudovuyu-knizhku.html
- https://www.kdelo.ru/art/385355-vshit-vkladysh-v-trudovuyu-19-m3
- https://okbuh.ru/trudovaya-knizhka/vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-kak-oformit-i-vshit
Также интересно
Комментарии (0)
Поделитесь своим мнением о статье.
Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.